Una de las principales preocupaciones de los líderes de empresas es el exceso de inventario, debido a que esto puede impactar en los costos de almacenamiento y afectar negativamente el crecimiento del negocio.
Por eso, resulta fundamental comprender qué es el exceso de inventario, las causas subyacentes y las estrategias para evitarlo.
Si trabajas en una empresa que factura más de USD10 millones que está sufriendo de exceso de inventario y producto, lo mejor es que dejes de calcular el pronóstico de la demanda y el proceso de compras manualmente o en un excel y empieces a utilizar un software de gestión de inventario y planeación de la demanda.
Ahora sí, veamos qué es el exceso de inventario y cómo puedes corregirlo.
¿Qué es el exceso de inventario y por qué es un problema?
Para empezar, es necesario comprender qué es el exceso de inventario, en pocas palabras es tener más productos o materias primas en tus bodegas, en comparación con las que deberías tener para poder suplir tu demanda actual o futura.
Los principales factores que pueden ocasionar excesos de inventario están relacionados con decisiones de compra excedidas, desviaciones en tu pronóstico o estimaciones de la demanda incorrectas, cambios en las tendencias del mercado o problemas en la cadena de suministro.
Tener exceso de stock es en un problema para las empresas por varias razones:
Costos de almacenamiento: tener niveles de inventario adicional implica costos de almacenamiento, que incluyen alquiler de espacio, seguro, mantenimiento, y otros gastos asociados con el almacenamiento de existencias.
Disminución de flujo de caja: cuando tienes exceso de inventario, impactas el flujo de caja de la empresa que puede ser utilizado para generar más ingresos y rentabilidad.
Costo / Oportunidad: el capital invertido en inventario podría haberse utilizado en otros aspectos del negocio para generar mayores retornos, como inversiones en investigación y desarrollo, marketing o estrategias de crecimiento y expansión de la empresa.
Obsolescencia: los productos almacenados durante mucho tiempo tienen un mayor riesgo de volverse obsoletos, especialmente en industrias con ciclos de vida de productos cortos como lo es la industria de alimentos perecederos o en sectores donde la tecnología en donde los productos cambian constante y rápidamente.
Riesgo de pérdida: un problema muy importante cuando hablamos de exceso de stock es el riesgo de pérdida debido a robos, daños o deterioro de los productos.
Dificultades de gestión: un inventario excesivo puede dificultar la gestión y el control eficientes de los niveles de inventario, lo que puede llevar a que la empresa tenga problemas de seguimiento, contabilidad y planificación.
Ineficiencias operativas: un exceso de stock puede ocultar problemas subyacentes en la cadena de suministro, como tiempos de entrega prolongados o ineficiencias en la producción.
Pérdida de valor: el valor de las existencias puede depreciarse con el tiempo debido a cambios en la demanda, avances tecnológicos u otras razones, si tienes capital quieto al que no le estás sacando provecho, este perderá valor en el tiempo.
Financiamiento: mantener un stock excesivo puede requerir financiamiento adicional, lo que aumenta los costos financieros de la empresa en términos de intereses y otras cargas financieras.
Dificultades de gestión: gestionar niveles de inventario excesivos puede ser complicado y llevar a problemas como la obsolescencia, la falta de rotación de inventario y la necesidad de liquidación con precios promocionales para deshacerse del exceso.
Impacto ambiental: contar con un exceso de stock puede generar un mayor desperdicio y consumo de recursos, lo que puede tener un impacto negativo en el medio ambiente.
Causas principales del inventario excesivo
La clave para evitar un exceso de existencias en las bodegas de tu empresa está en conocer cuáles son las principales causas. Aunque estas pueden variar según la industria y circunstancias específicas de cada empresa.
Recuerda que para poder mitigar los efectos de las principales causas del exceso de inventario se requiere un enfoque integral que incluya una planificación de la demanda más precisa, políticas de inventario efectivas, gestión eficiente de la cadena de suministro y la capacidad de adaptarse rápidamente a cambios en las condiciones del mercado.
Pronósticos de demanda inexactos
Una de las mayores causas del exceso de stock son los pronósticos de demanda inexactos. Las empresas pueden sobreestimar la demanda de sus productos o subestimar la velocidad con la que los clientes comprarán sus productos.
Por eso, cada vez más líderes de empresa deciden apoyarse en soluciones tecnológicas, ya que estas plataformas de planificación de la demanda pueden alcanzar +95% de precisión en sus proyecciones.
Exceso de producción o problemas de calidad
Otra de las causas del exceso de existencias en una empresa, suele ser la producción de grandes lotes para generar eficiencias operativas y reducir costos unitarios. El problema surge cuando no se logran las ventas según lo previsto, o cuando se descubren problemas de calidad que requieren la retención o eliminación de inventario.
Compras desmedidas
En muchas empresas, puede surgir la propuesta de adquirir cantidades de productos o materias primas que exceden las necesidades reales en un período determinado, generalmente motivado por la sobreestimación de la demanda, falta de planeación, ofertas y descuentos mal calculados o miedo a la escasez. Por supuesto, esto lleva a exceso de existencias.
Problemas en la cadena de suministro
También es posible que los problemas en la cadena de suministro como retrasos en la entrega de materias primas o componentes, pueden llevar a la acumulación de stock a medida que la producción continúa sin interrupciones.
Políticas de inventario incorrectas
La falta de políticas claras y efectivas de gestión de inventario puede llevar a la acumulación de existencias, ya sea por exceso de seguridad o por políticas de reposición inadecuadas.
Promociones y descuentos mal planificados
Las promociones o descuentos que no generan el aumento esperado en las ventas puede resultar en un exceso de existencias de productos promocionales.
Falta de visibilidad en la cadena de suministro
La falta de visibilidad puede llevar a una planificación deficiente y, como resultado, a un inventario excesivo debido a la poca coordinación entre los diferentes actores de la cadena de suministro. Es por eso, que todo director de empresa, debe asegurarse en invertir en herramientas que faciliten esta gestión y le brinden una amplia visibilidad de lo que ocurre.
Cambios repentinos en la demanda
Los cambios repentinos en la demanda, ya sea por factores estacionales, tendencias del mercado o eventos inesperados, pueden generar excesos de inventario si la empresa no ajusta rápidamente su producción y pedidos.
Falta de rotación de inventario
Si no tienes un sistema eficiente de rotación de inventario puede llevar a la acumulación de productos que no se están vendiendo rápidamente, generando inventarios excesivos.
Estrategias para evitar el exceso de inventario
Por supuesto, existe una serie de buenas prácticas para la gestión de inventario que son de gran ayuda para garantizar que no se presenten ni escasez ni excesos.
Ahora que ya conoces la importancia de cuidarte del exceso de inventario y cuáles son sus causas, es momento de compartirte las estrategias más efectivas que puedes implementar en tu empresa para evitarlo.
Mejora la planificación de la demanda
La primera estrategia para evitar el exceso de existencias en tu empresa, siempre debe ser, la mejora de la planificación de la demanda.
Para ello, te recomendamos utilizar técnicas de pronóstico más precisas y sofisticadas para prever la demanda futura de productos con mayor exactitud. Recuerda que este es el input (dato de entrada) que tendrás para ajustar tus operaciones.
En este punto, recuerda que puedes incluir el análisis de datos históricos de ventas y pedidos, tendencias del mercado y el uso de modelos de inteligencia artificial tipo machine learning tradicional o deep learning.
Una alternativa efectiva es contratar un plataforma de planeación de la demanda y compras que te ayude a centralizar todas las fuentes de datos y con modelos especializados, te ayuden a procesar tus datos y predecir los resultados.
Implementa la Metodología de Justo a Tiempo (JIT)
Se trata de una estrategia fundamental para optimizar tu gestión de stock y mejorar la eficiencia operativa en tu empresa.
El enfoque de la metodología de Justo a Tiempo (JIT) se centra en minimizar la necesidad de mantener grandes inventarios al recibir y utilizar los materiales justo en el momento en que son necesarios en el proceso de producción.
Con esta metodología, las empresas suelen tener beneficios como:
Reducción de costos de almacenamiento
Mejora en la eficiencia operativa
Reducción del desperdicio y la obsolecencia
Flexibilidad y capacidad de respuesta
Políticas de inventario optimizadas
Una estrategia que debe ser central en tu negocio es establecer políticas de inventario más eficientes, como el uso de inventario mínimo y máximo, niveles de reorden óptimos y técnicas de gestión de inventario ABC (clasificación de productos según su importancia).
Colaboración en la cadena de suministro
Mejora la comunicación y la colaboración con proveedores y otros socios de la cadena de suministro para compartir información sobre la demanda, los planes de producción y los niveles de inventario.
Esto puede ayudarte a reducir la incertidumbre y minimizar el exceso de inventario.
Flexibilidad en la producción y los pedidos
También te recomendamos evaluar estrategias que te brinden mayor flexibilidad. Adopta sistemas de fabricación y pedidos más flexibles que permitan ajustes rápidos en la producción y la capacidad de realizar pedidos más pequeños y frecuentes según la demanda real del mercado.
Monitoreo continuo del inventario
Implementar sistemas de monitoreo continuo de las existencias es una estrategia indispensable para cualquier empresa que desee identificar y abordar rápidamente un caso de exceso de inventario antes de que se convierta en un problema mayor.
Se trata de una estrategia que no solo ayudará a optimizar los niveles de inventario, reducción de costos, eficiencia operativa y toma de decisiones; sino que también, es una forma de mejorar el servicio al cliente, porque te permite cumplir con sus expectativas en términos de disponibilidad y tiempos de entrega.
Promociones y ofertas estratégicas
No hagas apliques promociones u ofertas de manera impulsiva, asegúrate de planificar cuidadosamente y de manera estratégica estas iniciativas, para así poder evitar excesos de inventario. Esto puede incluir estrategias de precios dinámicos, lanzamientos de productos escalonados y la gestión proactiva de las existencias durante las temporadas de ventas altas.
Análisis de la cadena de suministro
Analiza periódicamente tu cadena de suministro para identificar posibles puntos de congestión, cuellos de botella o ineficiencias que puedan contribuir al exceso de inventario, y así tomar las medidas correctivas apropiadas. Recuerda que esto será mucho más fácil si cuentas con plataformas o tecnologías especializadas en cadena de suministro.
Cómo liberarse del exceso de inventario
Si en este momento tienes identificado que existe un exceso de inventario, aquí te compartimos los pasos que le ayudan a las empresas en esta situación:
1. Análisis integral del stock
Empieza por analizar el inventario actual, teniendo en cuenta no solo la cantidad de productos sino también el valor monetario de los mismos.
A través de este enfoque, podrás tener una visión más clara de la magnitud del exceso de existencias y de los productos que representan un mayor costo. Luego, debes comprar ambas métricas e identificar qué artículos generan un exceso de inventario costoso que no se traduce en ventas.
2. Clasificación de productos
Ahora deberás dividir tu exceso de stock en 2 categorías:
Artículos con ventas regulares pero baja demanda
Inventario que es poco probable que se venda rápidamente
3. Utiliza herramientas de gestión de inventario
Evalúa el uso de herramientas de gestión de inventario que te permitan generar informes detallados con relación a las ventas de cada producto. La clave está en apoyarse en la tecnología para mejorar la gestión de tu empresa
A partir de los informes o con el apoyo de herramientas avanzadas, podrás identificar rápidamente los artículos con bajos niveles de venta para tomar medidas correctivas.
4. Aplica estrategias de venta
Enfócate en la acción, empieza por identificar la mejor estrategia para impulsar la venta de los productos que tienes en exceso.
Para ello, puedes tener en cuenta las promociones especiales dirigidas a productos específicos, ventas de liquidación, descuentos o incluso, puedes evaluar la posibilidad de hacer donaciones a organizaciones sociales.
Conclusiones
Tal como lo hemos visto a lo largo de este artículo, el exceso de inventario representa un problema para las empresas debido a sus costos asociados, el riesgo de obsolescencia y la pérdida de oportunidades financieras.
Lo anterior significa que, tener un inventario excesivo puede ser costoso y problemático para una empresa, lo que afecta su rentabilidad, eficiencia operativa y capacidad para adaptarse a cambios en el mercado.
Es importante para las empresas mantener un equilibrio adecuado entre el inventario disponible y la demanda del mercado para evitar estos problemas y maximizar su rentabilidad. Para ello, será clave contar con las herramientas y tecnologías especializadas en gestión de inventario, cadena de suministro y/o pronósticos de demanda.
