En esta guía paso a paso vamos a analizar ¿cómo calcular un punto de reorden? ¿cuál es la fórmula para calcular el ROP? con ejemplos reales que hemos visto en Datup para que puedas calcularlo en minutos con los datos de tu empresa.
¿Qué es un punto de pedido (ROP)?
El punto de pedido o punto de reorden (ROP) es un cálculo que indica la cantidad de inventario en la que deberían estar para que puedan solicitar más producto antes de que se queden sin stock mientras esperan que llegue el nuevo pedido.
Si el punto de reorden de mi producto A es 180, esto quiere decir que cuando mi inventario esté en 180 unidades, es cuando necesito hacer otro pedido para evitar agotados, mientras llega el producto nuevo.
Por eso, el punto de reorden (reorder point) se debe calcular para cada producto de tu portafolio, porque los distintos productos se comportan diferente.
¿Cuál es la fórmula del punto de reorden (ROP)?
La fórmula del punto de reorden (ROP) es la siguiente:
Punto de reorden = (ventas promedio por día x Lead time en días) + Stock de seguridad
Esta fórmula te permite calcular el valor mínimo que necesitas tener para evitar quedarte sin stock y perder ventas por falta de producto.
Sin embargo, hay factores que no controlas y que afectan tu punto de reorden como: la demanda y los leadtimes o plazos de entrega de proveedores.
Por eso, recomendamos que uses un software de planeación de la demanda e inventario que pueda calcular por ti estos valores de forma automática tomando en cuenta todas los valores históricos de las variables que no controlas y factores externos que afectan la demanda como festividades, clima e inflación.
¿Cómo calcular el punto de reorden?
Ya vimos qué es el punto de reorden y cuál es la fórmula. Pero cada elemento de la fórmula como las ventas promedio por día o los lead times (tiempos de entrega) y el stock de seguridad, así que vamos a ver cada uno.
Cálculo de ventas promedio por día
Lo primero que necesitamos es saber cuántas unidades de producto vendes en promedio por día.
Para calcular el promedio de ventas diario y revisa cuántas unidades se vendieron durante un período, como por ejemplo un mes de 30 días. Luego, divide esta cantidad total de unidades vendidas por el número de días del período para obtener el promedio diario de ventas.
Cálculo de ventas promedio = Total ventas del producto/ Número de días
Cálculo de ventas promedio: 800 unidades vendidas/ 30 días = 26.6 que redondeamos a 27
En este caso vendemos 27 unidades diarias de producto.
Cálculo de lead time o tiempo de entrega
El lead time o tiempo de entrega es el número de días que pasan desde que se realiza un pedido a un proveedor hasta que te entregan el producto. Esto puede variar por proveedor, es importante que tomes el valor histórico real y no el negociado para tener mayor precisión.
Para calcular el lead time, toma el promedio de tiempo de varios períodos de tiempo para tener mayor precisión.
Lead time = Promedio (días desde que se realiza la orden hasta que se entrega el producto)
Cálculo de Lead Time: Promedio (15 + 16 + 20)/ 3 = 17 días
En este caso nuestro lead time promedio es 17 porque tomamos el promedio de los lead times de los últimos 3 pedidos.
Cálculo de stock de seguridad
El stock de seguridad es el inventario ‘extra’ que tienes en caso de que haya una variación en la demanda o en el mismo proceso de cadena de suministro.
Stock de seguridad = (Órdenes máximas diarias x Máximo valor de Lead Time) – ( Promedio de órdenes promedio x Lead Time promedio)
Stock de seguridad = (35 x 20) – (27 x 17) = 700 – 459 = 241 unidades
Esto se interpreta como que debemos tener 241 unidades de inventario de producto de reserva, en caso de que haya una variación en la demanda o en la producción.
Ejemplo práctico de cálculo del punto de pedido o reorden (ROP)
Ahora con los valores que calculamos previamente de cálculo de ventas promedio por día, lead time y stock de seguridad, podemos aplicar la fórmula del cálculo de pedido o reorden.
Punto de reorden = (ventas promedio por día x Lead time en días) + Stock de seguridad
Punto de reorden = (27 x 17) + 241 = 700 unidades de producto
Esto quiere decir que cuando tengo 700 unidades de inventario, es cuando debo realizar el pedido de reposición para garantizar que voy a tener producto disponible.
Recuerda que siempre debes usar las mismas unidades de tiempo, en este caso calculamos la demanda diaria y los tiempo de entrega en días.
¿Existen herramientas o software para calcular el Punto de Reorden?
Sí, existen varias herramientas que permiten hacerlo. Lo importante que debes considerar es tener una herramienta que te permita tener visibilidad completa: pronóstico de la demanda, gestión de inventario y clasificación del portafolio como Datup.
Porque si tienes desarticulada toda la información en distintas herramientas y reportes, no vas a ahorrar tiempo, ni permitir que el equipo trabaje en una sola dirección.
Empresas como Juan Valdez y Dersa calculan los puntos de reorden de forma dinámica, teniendo en cuenta todas las variables involucradas, con datos actualizados y sin necesidad de unirlos manualmente en hojas de cálculo.
Esto lo pueden lograr gracias a que Datup se integra automáticamente a todas sus fuentes de datos como su ERP y WMS para traer esta información de forma integrada.
Esto les permite reducir los errores, ahorrar tiempo y hacer más eficiente este proceso.
¿Por qué es importante calcular el Punto de Reorden?
Si no calculas el punto de reorden por producto correctamente corres el riesgo de:
- Quedarte sin producto y perder ventas
- Tener exceso de producto y aumentar costos
- Exceso de capital de trabajo
Por eso, mantener el cálculo actualizado del punto de reorden te permite:
- Evitar el inventario obsoleto o desabastecimiento al saber el momento exacto para abastecerse
- Reabastecer tus puntos de venta en el momento exacto teniendo en cuenta todas la variables del negocio
- Entrega a tiempo a tus clientes evitando pérdida de ventas
¿Cuándo se debe revisar y ajustar el Punto de Reorden?
Hay tres momentos clave que debes monitorear para actualizar tus puntos de reorden:
Cuando tengas baja efectividad
Debes revisar el punto de reorden en los productos en los que tienes exceso de inventario o productos agotados porque esto podría indicar que estás subestimando o sobrestimando alguna de las variables (demanda, leadtimes y stock de seguridad).
En Datup calculamos la desviación estándar y la precisión de pronóstico de la demanda y de otros indicadores importantes como el punto de reorden, los cuales se ajustan automáticamente con inteligencia artificial.
Cuando haya variaciones de la demanda
Si hay variación en la demanda por cambios en estacionalidad, tendencias del mercado, factores sociales, políticos o campañas promocionales, es necesario ajustar el punto de reorden para reflejar la nueva demanda esperada.
Cuando haya cambios en los tiempos de entrega
Los tiempos de entrega pueden disminuir, lo cual es bueno, por mejoras en la eficiencia de la cadena de suministro, cambio de proveedores, etc.
Pero puede aumentar por problemas logísticos, factores sociales como festividades o huelgas o cambios climáticos.
¿Cuál es la diferencia entre existencias de seguridad y punto de pedido?
La diferencia principal entre el stock de seguridad y el punto de reorden es que las existencias de seguridad protegen contra fluctuaciones inesperadas, mientras que el punto de pedido asegura un flujo constante de productos mediante la emisión de pedidos en momentos estratégicos.
Algunos equipos calculan el punto de reorden sin stock de seguridad y solo valiéndose de la demanda esperada y los tiempos de proveedores, aunque esto es muy arriesgado porque la demanda puede variar y el proveedor puede tener problemas o fallar.
Limitaciones y factores a considerar para el cálculo del Reorder Point
En nuestra experiencia hemos visto que la principal limitación tiene que ver con que estás asumiendo escenarios con poca incertidumbre calculado manualmente en una hoja de cálculo.
- Depende de datos precisos y actualizados.
- No considera la variabilidad de la demanda.
- Ignora la incertidumbre en los tiempos de entrega.
- No tiene en cuenta cambios en la demanda o costos.
- No considera la obsolescencia del inventario.
Esto está bien si eres una empresa pequeña, pero si tienes que manejar cientos de productos y hacer cientos o miles de pedidos mensualmente y superaste el umbral de los $800.000 dólares mensuales, es mejor que tengas una software integrado para planificar la demanda y los inventarios.
Si lo vas a calcular manualmente, es mejor que tengas un excel que se alimente de los datos más actualizados de tu negocio y te permita tener la mejor precisión posible.
Cómo calcular el punto de reorden en 4 pasos
En resumen, puedes calcular el punto de reorden haciendo lo siguiente:
- Calcula las ventas promedio por día del producto que quieres calcular
- Analiza el promedio del tiempo de entrega del proveedor para ese producto en días
- Define tu stock de seguridad por producto
- Aplica la fórmula: (ventas promedio por día x Lead time en días) + Stock de seguridad